PRIVACYBELEID

‍Laatst bijgewerkt: 15 mei 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

Concertzaak vzw

Mgr. Scheppersstraat 45, 2800 Mechelen

E-mail: info@concertzaak.be

‍Telefoon: +32 (0) 479 40 42 77

BE 0746.961.267

2. Waarover gaat dit privacybeleid

In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je onze website bezoekt of wanneer je contact met ons opneemt of een huurformulier indient, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

3. Welke gegevens we verwerken

3.1 Wanneer je het huurformulier invult

Via het huurformulier kunnen we deze gegevens ontvangen, afhankelijk van of je als privépersoon of als organisatie huurt.

Als privépersoon: naam, volledig adres, telefoonnummer, e-mailadres en rekeningnummer.

Als organisatie: naam van de organisatie, BTW-nummer, facturatieadres, rekeningnummer, naam contactpersoon, telefoonnummer en e-mailadres.

Daarnaast verzamelen we via het formulier ook gegevens over je event, zoals de gewenste datum of data, het type activiteit, het soort evenement en eventuele extra diensten die je aanvraagt.

3.2 Wanneer je ons rechtstreeks contacteert

Als je ons mailt of belt via de gegevens op de website, verwerken we de gegevens die je zelf doorgeeft in je bericht of gesprek.

3.3 Wanneer je huurder wordt

Als je huurder wordt, verwerken we daarnaast de gegevens die nodig zijn voor opdrachtbeheer en facturatie, zoals identificatie en contactgegevens, huurcontract en eventinformatie, facturatiegegevens, betalingsinformatie en waarborgbeheer.

3.4 Wanneer je de website bezoekt

Bij een bezoek aan de website kunnen technische gegevens automatisch verwerkt worden, zoals IP-adres, type toestel en browser, en loggegevens die nodig zijn voor werking, beveiliging en foutopsporing.

De website draait op Webflow. Daardoor kunnen hosting en platformlogs hierbij een rol spelen. Op de website worden ook externe bestanden ingeladen voor functionaliteit. Dit is geen advertentietracking, maar je browser maakt daarbij wel verbinding met die partijen. Meer info hierover vind je in het cookiebeleid op de website.

4. Waarom we je gegevens verwerken en op welke basis

4.1 Huuraanvragen behandelen en opvolgen

Doel: je aanvraag beoordelen, een huurcontract opmaken, de beschikbaarheid bevestigen en de huur organiseren.

Rechtsgrond: noodzakelijk om stappen te zetten op jouw vraag vóór een eventuele overeenkomst, of voor de uitvoering van een overeenkomst wanneer je huurder wordt. Daarnaast gerechtvaardigd belang om je aanvraag correct op te volgen en onze dienstverlening te organiseren.

Verplichting om gegevens te geven: de velden die nodig zijn om je aanvraag te kunnen behandelen zijn verplicht. Als je die niet invult, kunnen we je aanvraag niet verwerken of de huur niet bevestigen.

4.2 Huurdersbeheer en facturatie

Doel: huurcontracten opmaken en uitvoeren, factureren en betalingen opvolgen, waarborg beheren en administratie en boekhouding voeren.

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting voor boekhouding en fiscale verplichtingen.

4.3 Website werking en beveiliging

Doel: website laten functioneren, misbruik en spam tegengaan en basisbeveiliging en foutopsporing verzekeren.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang om een veilige en stabiele website aan te bieden.

5. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens niet.

We kunnen gegevens delen met dienstverleners die nodig zijn om de website te hosten en technisch te laten werken, en om huurformulieren te verwerken, zoals Webflow als websiteplatform en hostingpartij, en leveranciers van scripts en content delivery netwerken die nodig zijn om de site correct te laten werken.

In het kader van de verhuur werken we samen met Stad Mechelen als eigenaar van de zaal. Gegevens die noodzakelijk zijn voor het beheer van de huurovereenkomst kunnen in dat kader gedeeld worden.

Deze partijen verwerken persoonsgegevens enkel in de mate nodig om hun dienst te leveren of hun wettelijke verplichtingen na te komen.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Omdat Webflow een Amerikaans bedrijf is en data kan verwerken in de Verenigde Staten, kan er sprake zijn van doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte. Webflow beschrijft hiervoor contractuele en technische waarborgen, zoals opgenomen in hun Data Processing Addendum, inclusief EU-standaardcontractbepalingen.

Hetzelfde geldt voor Google, waarvan we Google Maps gebruiken op de website. Google beschrijft de waarborgen voor internationale gegevensoverdracht in hun privacybeleid en Data Processing Addendum.

7. Hoe lang we je gegevens bewaren

Huurformulieren, aanvragen en communicatie: zolang als nodig om je aanvraag te behandelen en op te volgen. In de praktijk bewaren we zulke communicatie doorgaans tot maximaal 24 maanden na het laatste contact, tenzij er een huurovereenkomst uit ontstaat of een wettelijke bewaarplicht geldt.

Huurder, contract, event en facturatiegegevens: zolang als nodig voor de uitvoering van de overeenkomst en nadien volgens de wettelijke bewaartermijnen. Voor boekhoudkundige en fiscale bewijsstukken geldt in de praktijk doorgaans een bewaartermijn van 10 jaar.

Technische logs: volgens de standaard bewaartermijnen van hosting en beveiligingssystemen, en enkel zolang nodig voor werking en beveiliging.

8. Beveiliging

We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Geen enkel systeem is volledig foutloos, maar we beperken de toegang tot gegevens tot wie ze nodig heeft.

9. Je rechten

Je hebt, binnen de grenzen van de wet, recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid.

We beantwoorden verzoeken in principe binnen één maand. Een verzoek kan je sturen naar info@concertzaak.be.

We gebruiken geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen.

10. Klacht indienen

Ben je niet akkoord met hoe je gegevens verwerkt worden, dan kan je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

GegevensbeschermingsautoriteitDrukpersstraat 35, 1000 Brusselcontact@apd-gba.be

11. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen als de website of onze verwerking verandert. De datum bovenaan toont wanneer de laatste update gebeurde.